Çalışanın cebinden yaptığı harcama nasıl kaydedilir ve geri ödenir?

Çalışanınız şirket için kendi parasıyla yemek, yakıt ya da malzeme aldığında şirket ona borçlanır. Ayrı bir çalışan modülü olana kadar bunu cari üzerinden izleyebilirsiniz.

Adım adım

1. Çalışan için bir cari kartı açın (ad soyad, tür: tedarikçi). Böylece ona olan borcunuz ayrı görünür.
2. Satın alma › Giderler'de Gider ekle'ye basın.
3. Fişi Fiş tara ile okutun ya da Fiş / fatura görseli alanına ekleyin; tutar, tarih ve KDV dolar.
4. Tedarikçi (isteğe bağlı) alanında çalışanın carisini seçin, kategoriyi belirleyin.
5. Şimdi öde (banka / kasadan düş) anahtarını kapalı bırakın; gider ödenmemiş olarak çalışanın carisine borç yazılır.
6. Çalışana parayı geri verdiğinizde giderin satırındaki Öde ile kasa ya da bankadan ödemeyi kaydedin.
7. Biriken harcamaları çalışanın cari kartında Toplam Borç olarak görün; toplu ödeme yaparsanız her gideri sırayla ödenmiş işaretleyin.

İpuçları

• Fişteki satıcının (lokanta, akaryakıt istasyonu) VKN'si gider kaydında açıklamada kalır; KDV indirimi için fişin şirket adına düzenlenmiş olması gerektiğini mali müşavirinizle teyit edin.
• Personeli kapsam ayarıyla yalnız kendi giderlerini görecek şekilde sınırlandırabilirsiniz.

Ne zaman, nasıl olacak?

CA1 paketinde çalışan kartı (personel cari türü), avans, cepten harcama ve geri ödeme, maaş/prim tahakkuku birlikte planlandı. Geldiğinde çalışanın bakiyesi ayrı izlenecek, geri ödeme tek ekrandan yapılacak.

Sık sorulanlar

Çalışanı tedarikçi olarak açmak sorun olur mu?

Ba-Bs eşiğine girmez (VKN yoksa) ama listelerde tedarikçi olarak görünür; etiketle "Personel" diye işaretleyin.

Çalışan kendi giderini girebilir mi?

Evet. Personel rolü gider ekleyebilir; onay kuralı kurarak tutarı yüksek giderleri onaya bağlayabilirsiniz.

Avans verdim, harcama sonra gelecek.

Avansı çalışanın carisine ödeme olarak kaydedin; harcamalar geldikçe gider olarak girin, bakiye kendiliğinden kapanır.